Fem delar av effektiva e-postmeddelanden för företag

fem delar av effektiva e-postmeddelanden för företag

av Caroline Levchuck, Yahoo! HotJobs

e-post tog platsen för affärsbrevet för länge sedan, och det tar mycket mindre ansträngning att svara på ett mail. Så varför verkar svarsfrekvensen för e-postmeddelanden minska?

Tänk på att i en tid av informationsflöde blir det allt svårare för någon att svara på varje meddelande i inkorgen, även när det är viktigt. Du kan göra det lättare för dina mottagare genom att se till att dina företags e-postmeddelanden innehåller dessa fem väsentliga delar.

en kortfattad, direkt ämnesrad

varje e-post du skickar för företag bör ha en kortfattad men beskrivande ämnesrad. Detta kommer att hjälpa mottagarna att bestämma dess betydelse. Undvik att förlita sig på flaggan” betydelse: hög ” eftersom så många människor överanvänder den här funktionen att dess inverkan har minskat.

en riktig hälsning

det har blivit vanligt att människor eliminerar hälsningar i e-postmeddelanden helt och hållet. En hälsning kan dock hjälpa människor att enkelt avgöra vem ett meddelande riktas till, särskilt som cc ’ ing och svara på alla har blivit vanligt.

med det sagt, undvik att svara på alla om inte alla på e-postkedjan verkligen behöver läsa ditt svar. Detsamma gäller för cc ’ ing för många människor på en enda e-post. Var selektiv med din information, eftersom de flesta människor har att göra med överbelastade inkorgar.

korrekt grammatik, korrekt stavning

Lingo och förkortningar som har sitt ursprung i sfären av snabbmeddelanden och textning har gjort sin väg till e-post. Även om dina medarbetare och kunder inte ringer dig på din användning av sådana genvägar, undvik att använda dem. Ett e-postmeddelande kan vidarebefordras till en annan klient eller en handledare som kan vara förskräckt över din skenbara brist på skriftliga kommunikationsförmåga.

endast viktig Information

det är bra att vara vänlig och lite bekant i affärsmail; försök dock inte vara för pratsam. Lägg viktig information så nära början av din e-post som möjligt för att säkerställa att din mottagare faktiskt läser den. Om dina meddelanden körs längre än ett stycke eller två kanske de inte läses i sin helhet.

en tydlig stängning

avsluta din e-post så att det är klart vad du förväntar dig av mottagaren och när. Om du inte är specifik får du förmodligen inte det svar eller den åtgärd du behöver. Om du vill ha en åsikt eller tillstånd, be om det. Om du behöver det senast tisdag, säg det.

slutligen, använd bara returkvitton när du skickar ett kritiskt meddelande som kräver att du vet när ett meddelande har mottagits och lästs; det är ett invasivt verktyg som kan gnugga kollegor på fel sätt.

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *