Cinci elemente de e-mailuri de afaceri eficiente

cinci elemente de e-mailuri de afaceri eficiente

de Caroline Levchuck, Yahoo! HotJobs

E-mailul a luat locul scrisorii de afaceri cu mult timp în urmă și este nevoie de mult mai puțin efort pentru a răspunde la un e-mail. Deci, de ce rata de răspuns pentru e-mailuri pare să scadă?

considerați că într-o epocă a inundării informațiilor, devine din ce în ce mai dificil pentru oricine să răspundă la fiecare mesaj din căsuța de e-mail, chiar și atunci când este important. Puteți face mai ușor destinatarilor dvs. asigurându-vă că e-mailurile dvs. de afaceri includ aceste cinci elemente esențiale.

un subiect concis, direct

fiecare e-mail pe care îl trimiteți pentru afaceri ar trebui să aibă un subiect succint, dar descriptiv. Acest lucru îi va ajuta pe destinatari să-și determine importanța. Evitați să vă bazați pe steagul” importanță: mare”, deoarece atât de mulți oameni folosesc excesiv această caracteristică încât impactul său s-a diminuat.

un salut adecvat

a devenit obișnuit ca oamenii să elimine cu totul salutările din e-mailuri. Cu toate acestea, un salut poate ajuta oamenii să determine cu ușurință către cine este direcționat un mesaj, mai ales că cc ‘ ing și răspunsul la toate au devenit comune.

acestea fiind spuse, evitați să răspundeți tuturor, cu excepția cazului în care toată lumea din lanțul de e-mail trebuie să vă citească răspunsul. Același lucru este valabil și pentru cc ‘ ing prea mulți oameni pe un singur e-mail. Fiți selectivi cu informațiile dvs., deoarece majoritatea oamenilor au de-a face cu căsuțe poștale supraîncărcate.

gramatica corectă, ortografia corectă

jargonul și abrevierile care își au originea în domeniul mesageriei instantanee și al mesajelor text și-au făcut drum în e-mail. Chiar dacă colegii și clienții dvs. nu vă apelează la utilizarea unor astfel de comenzi rapide, evitați să le folosiți. Un e-mail ar putea fi redirecționat către un alt client sau un supraveghetor care poate fi îngrozit de lipsa aparentă a abilităților de comunicare scrisă.

numai informații esențiale

este bine să fii prietenos și puțin familiar în e-mailurile de afaceri; cu toate acestea, încearcă să nu fii prea vorbăreț. Puneți informații vitale cât mai aproape de începutul e-mailului dvs. pentru a vă asigura că destinatarul dvs. le citește de fapt. Dacă mesajele dvs. rulează mai mult de un paragraf sau două, este posibil să nu fie citite în întregime.

o închidere clară

încheiați e-mailul astfel încât să fie clar ce așteptați de la destinatar și când. Dacă nu sunteți specific, probabil că nu veți primi răspunsul sau acțiunea de care aveți nevoie. Dacă doriți o opinie sau o permisiune, cereți-o. Dacă aveți nevoie de ea până marți, spuneți-o.

în cele din urmă, utilizați chitanțele de returnare numai atunci când trimiteți un mesaj critic care vă cere să știți când a fost primit și citit un mesaj; este un instrument invaziv care ar putea freca colegii în mod greșit.

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *