Zmotywuj się za pomocą informacji zwrotnej: skup się na 4 Fs informacji zwrotnej (i przyszłości)

zapewnij-feedback-aby-zwiększyć-wydajność pracowników

dzielenie się opinią ze współpracownikami jest kluczowym elementem udanej współpracy. Jednak wiele osób, z którymi rozmawiam, uważa, że mogliby lepiej wykonywać swoją pracę, udzielając informacji zwrotnej, czy to poprzez szybsze lub bezpośrednie, czy po prostu zapewniając rozmowę. Przekazywanie opinii może być niewygodne, a może nawet bardziej, gdy musi być dostarczone wirtualnie.

dyskomfort osobisty pomijając, prawda jest taka, że większość z nas mogłaby być znacznie bardziej efektywna w pracy, regularnie wprowadzając w to, co robimy dobrze i co może być lepsze. Aktualne, częste i konkretne informacje zwrotne pomagają każdemu się doskonalić. Możemy lepiej rozpoznać martwe punkty, wiedzieć, co robić i kiedy zmienić kurs, a także korzystać z budowania relacji z tymi, którzy dają nam dar swoich rad.

więc jak możemy dać opinię, która daje wyniki?

badania pokazują, że aby ludzie byli motywowani przez feedback, rozmowa musi koncentrować się na przyszłości.

ostatnie badania opublikowane w czasopiśmie Public Library of Science (PLoS) wykazały, że chęć zmiany jest większa, gdy dyskusja zwrotna koncentruje się na przyszłych zachowaniach, a nie na tym, co wydarzyło się w przeszłości. Natomiast rozmowy zwrotne, które koncentrowały się na wyjaśnieniu wyników z przeszłości, zmieniły drobne nieporozumienia w główne. „Dla motywacji do poprawy najważniejsze było to, jak bardzo rozmowa zwrotna koncentrowała się na generowaniu nowych pomysłów na przyszły sukces”, wyjaśnia współautor badania Jackie Gnepp.

wyniki te wzmacniają to, co widzimy w innych aspektach przywództwa i zarządzania zmianami – kiedy ludzie są zaangażowani w tworzenie ścieżki naprzód, są bardziej skłonni do zaangażowania i przyjęcia zmian w celu osiągnięcia wspólnego celu. Dzielenie się opiniami to osobista rozmowa, więc dlaczego nie wykorzystać czasu i dialogu, aby zidentyfikować skuteczne i pozytywne sposoby poprawy?

cztery Fs informacji zwrotnej

kiedy jesteś gotowy do rozmowy, postępuj zgodnie z tą sprawdzoną metodologią „cztery FS informacji zwrotnej”, aby ludzie słuchali i działali zgodnie z Twoimi sugestiami:

1. Ramka: zapytaj o pozwolenie. Następnie podziel się swoją motywacją i intencją

najpierw zapytaj, czy teraz jest dobry moment, aby podzielić się opinią: „mam kilka opinii, które myślę, że będą pomocne dla ciebie. Jesteś na to teraz otwarty?”Jeśli nie, umów się na spotkanie. Dzięki temu Twój pracownik lub rówieśnik jest w odpowiednim nastroju do produktywnej rozmowy. Jeśli ktoś ma zły dzień lub nie czuje się otwarty, lepiej odłożyć tę kluczową rozmowę na inny dzień, zamiast pobierać opłaty i zmniejszać szanse, że rozmowa będzie korzystna dla obu stron.

następnie skonfiguruj dyskusję z motywacją i zamiarem podzielenia się opinią. Określ swoją motywację w sposób, który ustanawia korzyści dla słuchacza. Pomaga to słuchaczowi dowiedzieć się, dlaczego udostępniasz te informacje i nie czytać w swoich działaniach z ich własnym znaczeniem. Należy podkreślić, że celem informacji zwrotnej jest pomocna i rozmowa o wyciągniętych wnioskach, które można zastosować w przyszłości. Innymi słowy, mówisz im wyraźnie, dlaczego dzielisz się tą opinią i mówisz im bezpośrednio, dlaczego powinni być otwarci na jej wysłuchanie (ponieważ będzie to dla nich korzystne!).

celem jest współpraca, a nie oskarżanie ─ kiedy pracownicy czują się defensywni, rzadziej reagują na komentarze i reagują na nie. Oto, jak skuteczne podejście może brzmieć: „muszę podzielić się z Tobą opinią zwrotną, abyś mógł odnieść jeszcze większy sukces we współpracy ze mną. Moim zamiarem jest (Użyj tych dokładnych słów), aby to było pomocne dla Ciebie i aby nasza współpraca była bardziej skuteczna. Dodatkowo, gdybym to był ja, chciałbym otrzymać tę opinię.”

2. Informacja zwrotna na przyszłość: jedno zachowanie, a potem konsekwencja.

następnie przedyskutuj jedno konkretne i obserwowalne zachowanie, a następnie konsekwencję. Jeśli istnieje wiele rzeczy, które chcesz trenować, wybierz najważniejsze, aby zająć się w pierwszej kolejności. Jedno zachowanie na raz ustawia wszystkich na największą szansę na sukces. Na przykład „to zachowanie miało tę negatywną konsekwencję (wyjaśnij)” lub ” kiedy to zrobisz (zachowanie), jest to (negatywny) wynik.”Feedback nigdy nie powinien być osobisty-unikaj emocjonalnie naładowanego języka lub osądów i po prostu podawaj fakty takimi, jakimi są.
pomyśl o tym w ten sposób – to prawie tak, jakbyś miał kamerę wideo i pokazywał jednostce krótki klip ich zachowania i konsekwencji.

3. Uczucia: „co myślisz o tym, co właśnie powiedziałem?”

To pokazuje, że naprawdę dbasz o punkt widzenia danej osoby i nie koncentrujesz się tylko na dostarczaniu komunikatu korygującego. Na tym etapie chcesz otworzyć możliwość zarówno reakcji uczuciowej, jak i myślowej. Może tego nie rozumiesz, ale jeśli zapytasz: „co o tym myślisz?”są szanse, że otrzymasz tylko myślącą odpowiedź. Reakcja uczuciowa jest znacznie bogatszą odpowiedzią dla słuchacza i często przekazuje więcej informacji, które są pomocne dla wszystkich zaangażowanych. Sposobem na osiągnięcie tego jest bezpośrednie pytanie: „co myślisz o tym, co właśnie powiedziałem?”Więc przestań gadać i słuchaj.

słuchaj aktywnie i powtórz to, co słyszysz, aby pokazać, że rozumiesz ich punkt widzenia i jesteś zainteresowany dowolnym kontekstem, o którym możesz nie wiedzieć. Pozwól im odpowiedzieć bez przerwy, a następnie wyjaśnij lub wzmocnij w razie potrzeby.
Jeśli jest defensywność, zwłaszcza po skonfigurowaniu tego poprzez podzielenie się motywacją i intencją, przejdź bezpośrednio do dyskusji na temat alternatywnego zachowania, które chciałbyś zobaczyć w przyszłości. Tutaj nie daj się złapać w debacie: podzieliłeś się zachowaniem i konsekwencjami w taki sposób, aby mogli je usłyszeć, a teraz musisz poprosić o to, co chcesz zobaczyć w przyszłości. Teraz nie jest czas na wymówki lub powody; raczej nadszedł czas, aby wziąć indywidualną odpowiedzialność za swoje działania. Alternatywne zachowanie, które omawiasz, nie podlega dyskusji. Może to brzmieć tak: „to, co chcę zobaczyć w przyszłości, to (alternatywne zachowanie).”

4. Kontynuacja: w czym mogę pomóc?

na koniec przedyskutuj kolejne kroki, w tym pytanie, co możesz zrobić, aby pomóc. Bądź bezpośredni, pytając: „Jak mogę ci w tym pomóc w przyszłości?”To jest inny sposób, aby pokazać, że ci zależy.

skorzystaj również z okazji, aby podkreślić, że sprzężenie zwrotne stało się ważną częścią Twojego stylu przywództwa i że wspierasz środowisko, w którym będzie ono wspólne. Upewnij się, że Twoi pracownicy rozumieją, że sprzężenie zwrotne ma charakter dwukierunkowy i oczekujesz, że będą się czuli swobodnie, dzieląc się swoimi przemyśleniami i innymi pomysłami z Tobą w duchu ciągłego doskonalenia. Oczywiście oznacza to, że musisz być otwarty na ich wkład i podjąć odpowiednie działania, demonstrując te same zachowania podczas otrzymywania informacji zwrotnych, których oczekujesz od swoich ludzi, gdy je przekazujesz. Możesz nawet poświęcić trochę czasu, aby podzielić się tym modelem z nimi.

terminowe i bezpośrednie przekazywanie informacji zwrotnych jest niezbędne do sukcesu. Dodaj trochę człowieczeństwa i troski, a masz przepis, który zainspiruje przyszłe ulepszenia i zbuduje cenione, pełne zaufania relacje.

komu teraz zawdzięczasz swoją opinię i kiedy ją udostępnisz?

—David Grossman

poznaj strategie motywowania i angażowania pracowników poprzez dramatycznie zmieniające się środowisko pracy wraz z historiami firm skutecznie zarządzających dzięki COVID-19 i innym wyzwaniom biznesowym.
Kliknij poniżej, aby pobrać bezpłatną kopię ebooka—12 wskazówek dla pracodawców, aby poruszać się w przyszłym świecie pracy—już dziś.

Kliknij, aby pobrać 12 porad dla pracodawców, aby poruszać się w przyszłości pracy ebook

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *