Pięć elementów skutecznych e-maili biznesowych

pięć elementów skutecznych e-maili biznesowych

autorstwa Caroline Levchuck, Yahoo! HotJobs

e-mail zajął miejsce listu biznesowego dawno temu, a odpowiedź na e-mail wymaga dużo mniej wysiłku. Dlaczego więc wskaźnik odpowiedzi na e-maile wydaje się spadać?

weź pod uwagę, że w dobie zalewania informacji coraz trudniej jest każdemu odpowiedzieć na każdą wiadomość w swojej skrzynce odbiorczej, nawet jeśli jest to ważne. Możesz ułatwić odbiorcom, upewniając się, że e-maile firmowe zawierają te pięć podstawowych elementów.

zwięzły, bezpośredni temat

każdy e-mail wysyłany w celach biznesowych powinien mieć zwięzły, ale opisowy temat. Pomoże to odbiorcom określić jego znaczenie. Unikaj polegania na fladze” Znaczenie: wysokie”, ponieważ tak wiele osób nadużywa tej funkcji, że jej wpływ zmniejszył się.

właściwe powitanie

powszechne stało się, że ludzie całkowicie eliminują pozdrowienia w e-mailach. Jednak powitanie może pomóc ludziom łatwo określić, do kogo jest skierowana wiadomość, zwłaszcza że CC ’ ING i odpowiadanie na wszystkie stały się powszechne.

To powiedziawszy, unikaj odpowiadania wszystkim, chyba że wszyscy w łańcuchu e-mail naprawdę muszą przeczytać Twoją odpowiedź. To samo dotyczy cc ’ ING zbyt wielu ludzi na jednym e-mailu. Bądź selektywny z informacjami, ponieważ większość ludzi ma do czynienia z przeciążonymi skrzynkami odbiorczymi.

poprawna Gramatyka, poprawna pisownia

Lingo i skróty, które powstały w sferze komunikatorów i SMS-ów, trafiły do e-maili. Nawet jeśli twoi współpracownicy i klienci nie wzywają cię do korzystania z takich skrótów, unikaj ich używania. E-mail może zostać przekazany do innego klienta lub przełożonego, który może być zbulwersowany Twoim pozornym brakiem pisemnych umiejętności komunikacyjnych.

tylko istotne informacje

dobrze jest być przyjaznym i trochę znanym w e-mailach biznesowych; jednak staraj się nie być zbyt rozmowny. Umieść ważne informacje tak blisko początku wiadomości e-mail, jak to możliwe, aby upewnić się, że odbiorca rzeczywiście je czyta. Jeśli Twoje wiadomości trwają dłużej niż akapit lub dwa, mogą nie zostać przeczytane w całości.

wyraźne Zamknięcie

Zakończ swój e-mail, aby było jasne, czego oczekujesz od odbiorcy i kiedy. Jeśli nie jesteś konkretny, prawdopodobnie nie otrzymasz odpowiedzi lub działania, którego potrzebujesz. Jeśli chcesz opinii lub pozwolenia, poproś o to. Jeśli potrzebujesz go do wtorku, powiedz.

wreszcie, używaj paragonów zwrotnych tylko wtedy, gdy wysyłasz krytyczną wiadomość, która wymaga, abyś wiedział, kiedy wiadomość została odebrana i przeczytana. jest to inwazyjne narzędzie, które może zaszkodzić kolegom.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *