Vijf elementen van effectieve zakelijke e-mails

vijf elementen van effectieve zakelijke e-mails

door Caroline Levchuck, Yahoo! HotJobs

E-Mail nam lang geleden de plaats in van de zakelijke brief, en het kost veel minder moeite om een e-mail te beantwoorden. Dus waarom lijkt het responspercentage voor e-mails te dalen?

bedenk dat in een tijdperk van informatie-inundatie, het steeds moeilijker wordt voor iedereen om elk bericht in hun inbox te beantwoorden, zelfs als het belangrijk is. U kunt het gemakkelijker maken op uw ontvangers door ervoor te zorgen dat uw zakelijke e-mails bevatten deze vijf essentiële elementen.

Een beknopte, directe onderwerpregel

elke e-mail die u voor bedrijven verzendt, moet een bondige maar beschrijvende onderwerpregel hebben. Dit zal de ontvangers helpen het belang ervan te bepalen. Vermijd vertrouwen op de” belang: hoog ” vlag als zo veel mensen overmatig gebruik van deze functie dat de impact ervan is verminderd.

een juiste begroeting

Het is gebruikelijk geworden dat mensen begroetingen in e-mails helemaal elimineren. Echter, een begroeting kan helpen mensen gemakkelijk te bepalen aan wie een bericht is gericht, vooral als cc ‘ ING en antwoorden op alle zijn gemeengoed geworden.

Dit gezegd zijnde, vermijd het beantwoorden aan iedereen, tenzij iedereen in de e-mailketen echt je antwoord moet lezen. Hetzelfde geldt voor cc ‘ ing te veel mensen op een enkele e-mail. Wees selectief met uw informatie, zoals de meeste mensen te maken hebben met overbelaste inboxen.

juiste grammatica, correcte Spelling

Lingo en afkortingen die afkomstig zijn uit het gebied van instant messaging en sms ‘ en hebben hun weg gevonden in e-mail. Zelfs als uw collega ‘ s en klanten niet roepen u op uw gebruik van dergelijke snelkoppelingen, vermijd het gebruik van hen. Een e-mail kan worden doorgestuurd naar een andere klant of een toezichthouder die kan worden ontzet over uw schijnbare gebrek aan schriftelijke communicatie vaardigheden.

alleen essentiële informatie

Het is prima om vriendelijk en een beetje vertrouwd te zijn in zakelijke e-mails; probeer echter niet te spraakzaam te zijn. Zet vitale informatie zo dicht mogelijk bij het begin van uw e-mail om ervoor te zorgen dat uw ontvanger het daadwerkelijk leest. Als uw berichten langer duren dan een paragraaf of twee, ze kunnen niet worden gelezen in hun geheel.

een Clear Closing

beëindig uw e-mail zodat het duidelijk is wat u verwacht van de ontvanger en wanneer. Als je niet specifiek bent, krijg je waarschijnlijk niet de reactie of actie die je nodig hebt. Als je een mening of toestemming wilt, vraag er dan om. Als je het dinsdag nodig hebt, zeg het dan.

tot slot, gebruik retourbevestigingen alleen wanneer u een belangrijk bericht verzendt dat vereist dat u weet wanneer een bericht is ontvangen en gelezen; het is een invasieve tool die collega ‘ s op de verkeerde manier kan wrijven.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *