効果的なビジネスメールの五つの要素

効果的なビジネスメールの五つの要素

キャロラインLevchuck、Yahoo! HotJobs

電子メールは、長い時間前にビジネスレターの場所を取った、それは電子メールに答えるためにはるかに少ない労力がかかります。 では、なぜ電子メールの応答率が低下しているように見えるのですか?

情報の氾濫の時代には、それが重要であっても、誰もが受信トレイ内のすべてのメッセージに答えることがますます困難になっていると考えてく ビジネスメールにこれらの5つの重要な要素が含まれていることを確認することで、受信者を簡単にすることができます。

簡潔で直接的な件名

ビジネスのために送信するすべての電子メールには、簡潔で説明的な件名が必要です。 これは、受信者がその重要性を判断するのに役立ちます。 多くの人がこの機能を過度に使用して影響が減少しているため、「重要度:高」フラグに頼ることは避けてください。

適切な挨拶

人々は電子メールで挨拶を完全に排除することが一般的になってきています。 しかし、挨拶は、特にcc’ingとすべてに返信することが一般的になっているように、メッセージが指示されている人を簡単に判断するのに役立ちます。

それは言われている、電子メールチェーン上の誰もが本当にあなたの返信を読む必要がない限り、すべてに返信することは避けてくださ 同じことは、単一の電子メールにあまりにも多くの人々をcc’ingのために行きます。 ほとんどの人々が積み過ぎられたinboxを取扱っているので、あなたの情報と選択的がありなさい。

適切な文法、正しいスペル

インスタントメッセージやテキストメッセージの領域に由来する専門用語や略語は、電子メールに自分の道を作った。 あなたの同僚やクライアントは、このようなショートカットの使用にあなたを呼び出していない場合でも、それらを使用しないでください。 電子メールは書かれていた伝達-表現力のあなたのようである欠乏で愕然とするかもしれないスーパーバイザーか別の顧客に進むことができる。

重要な情報だけ

フレンドリーでビジネスメールで少し馴染みがあるのは大丈夫ですが、あまりにもおしゃべりではないようにしてくださ あなたの受信者が実際にそれを読むことを確実にするために、できるだけあなたの電子メールの先頭に近い重要な情報を入れてください。 あなたのメッセージが段落または二つよりも長く実行された場合、彼らはその全体が読み込まれない場合があります。

明確な終了

受信者といつ何を期待しているのかが明確になるように、メールを終了します。 特定でなければ、おそらくあなたが必要とする行為か応答を得ない。 意見や許可が必要な場合は、それを求めてください。 あなたは火曜日までにそれを必要とする場合は、そう言います。

最後に、メッセージがいつ受信され、読み取られたかを知る必要がある重要なメッセージを送信するときにのみ、return receiptsを使用します。

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