Cinque elementi di email aziendali efficaci

Cinque elementi di email aziendali efficaci

Di Caroline Levchuck, Yahoo! HotJobs

E-mail ha preso il posto della lettera commerciale molto tempo fa, e ci vuole molto meno sforzo per rispondere a una e-mail. Quindi, perché il tasso di risposta per le e-mail sembra essere in calo?

Considera che in un’epoca di sommersione delle informazioni, sta diventando sempre più difficile per chiunque rispondere a ogni messaggio nella propria casella di posta, anche quando è importante. È possibile rendere più facile per i destinatari assicurandosi che le email aziendali includono questi cinque elementi essenziali.

Un oggetto conciso e diretto

Ogni e-mail che invii per affari dovrebbe avere un oggetto succinto ma descrittivo. Ciò aiuterà i destinatari a determinare la sua importanza. Evita di fare affidamento sulla bandiera “Importanza: alta” poiché così tante persone abusano di questa funzione che il suo impatto è diminuito.

Un saluto corretto

È diventato comune per le persone eliminare del tutto i saluti nelle e-mail. Tuttavia, un saluto può aiutare le persone a determinare facilmente a chi è diretto un messaggio, soprattutto perché cc’ing e rispondere a tutti sono diventati comuni.

Detto questo, evita di rispondere a tutti a meno che tutti sulla catena di e-mail non abbiano davvero bisogno di leggere la tua risposta. Lo stesso vale per cc’ing troppe persone su una singola e-mail. Sii selettivo con le tue informazioni, poiché la maggior parte delle persone ha a che fare con caselle di posta sovraccariche.

Grammatica corretta, ortografia corretta

Gergo e abbreviazioni che hanno avuto origine nel regno della messaggistica istantanea e sms hanno fatto la loro strada in e-mail. Anche se i tuoi colleghi e clienti non ti chiamano sull’uso di tali scorciatoie, evita di usarli. Un’e-mail potrebbe essere inoltrata a un altro cliente o un supervisore che potrebbe essere inorridito dalla tua apparente mancanza di capacità di comunicazione scritta.

Solo informazioni essenziali

Va bene essere amichevoli e un po ‘ familiari nelle e-mail aziendali; tuttavia, cerca di non essere troppo loquace. Metti le informazioni vitali il più vicino possibile all’inizio della tua email per assicurarti che il tuo destinatario lo legga effettivamente. Se i tuoi messaggi durano più di un paragrafo o due, potrebbero non essere letti nella loro interezza.

Una chiusura chiara

Termina la tua email in modo che sia chiaro cosa ti aspetti dal destinatario e quando. Se non sei specifico, probabilmente non otterrai la risposta o l’azione di cui hai bisogno. Se vuoi un parere o un permesso, chiedilo. Se ne hai bisogno per martedì, dillo.

Infine, utilizzare solo le ricevute di ritorno quando si invia un messaggio critico che richiede di sapere quando un messaggio è stato ricevuto e letto; è uno strumento invasivo che potrebbe strofinare i colleghi nel modo sbagliato.

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