A hatékony üzleti e-mailek öt eleme

a hatékony üzleti e-mailek öt eleme

Caroline Levchuck, Yahoo! HotJobs

Az E-Mail már régen átvette az üzleti levél helyét, és sokkal kevesebb erőfeszítést igényel az e-mail megválaszolása. Akkor miért tűnik úgy, hogy az e-mailek válaszadási aránya csökken?

vegye figyelembe, hogy az információ elárasztásának korában egyre nehezebb mindenkinek válaszolni minden üzenetre a beérkező levelek mappájában, még akkor is, ha ez fontos. Megkönnyítheti a címzetteket azáltal, hogy meggyőződik arról, hogy üzleti e-mailjei tartalmazzák ezt az öt alapvető elemet.

egy tömör, közvetlen tárgysor

minden üzleti célra küldött e-mailnek tömör, mégis leíró tárgysorral kell rendelkeznie. Ez segít a címzetteknek meghatározni annak fontosságát. Kerülje a “fontosság: magas” zászlóra való támaszkodást, mivel oly sok ember túlhasználja ezt a funkciót, hogy hatása csökkent.

a megfelelő üdvözlés

az emberek számára általánossá vált az e-mailek üdvözletének teljes megszüntetése. Azonban egy üdvözlő segít az emberek könnyen meghatározni, hogy kinek üzenetet irányul, különösen, mint a cc-zni, valamint válaszol mind váltak közös.

hogy azt mondta, ne válaszoljon minden, kivéve, ha mindenki az e-mail lánc valóban el kell olvasni a választ. Ugyanez vonatkozik a CC ‘ eng túl sok ember egyetlen e-mail. Legyen szelektív az Ön információival, mivel a legtöbb ember túlterhelt dobozokkal foglalkozik.

megfelelő nyelvtan, helyes helyesírás

szakzsargon és rövidítések, amelyek az azonnali üzenetküldés és SMS birodalmából származnak, az e-mailbe kerültek. Még akkor is, ha munkatársai és ügyfelei nem hívják ki Önt az ilyen hivatkozások használatáról, kerülje el azok használatát. Egy e-mailt továbbíthatnak egy másik ügyfélnek vagy egy felügyelőnek, aki megdöbbent az írásbeli kommunikációs készségek látszólagos hiánya miatt.

csak alapvető információk

jó, ha barátságos vagy egy kicsit ismerős az üzleti e-mailekben; próbáljon azonban nem túl beszédes lenni. Helyezze a létfontosságú információkat a lehető legközelebb az e-mail kezdetéhez, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a címzett valóban elolvassa-e. Ha az üzenetek egy vagy két bekezdésnél hosszabb ideig futnak, előfordulhat, hogy nem olvasnak teljes egészében.

egyértelmű zárás

zárja be az e-mailt, hogy egyértelmű legyen, mit vár a címzetttől és mikor. Ha nem konkrét, akkor valószínűleg nem kapja meg a szükséges választ vagy műveletet. Ha véleményt vagy engedélyt szeretne, kérje meg. Ha keddig szüksége van rá, mondja meg.

végül csak akkor használja a visszatérési nyugtákat, ha olyan kritikus üzenetet küld, amely megköveteli, hogy tudja, mikor érkezett üzenet és olvas; ez egy invazív eszköz, amely rossz irányba dörzsölheti a kollégákat.

Vélemény, hozzászólás?

Az e-mail-címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük