Cinq Éléments d’E-Mails Professionnels efficaces

Cinq Éléments d'E-Mails Professionnels efficaces

Par Caroline Levchuck, Yahoo! HotJobs

L’e-mail a pris la place de la lettre d’affaires il y a longtemps, et il faut beaucoup moins d’efforts pour répondre à un e-mail. Alors, pourquoi le taux de réponse aux e-mails semble-t-il diminuer?

Considérez qu’à l’ère de l’inondation de l’information, il devient de plus en plus difficile pour quiconque de répondre à chaque message dans sa boîte de réception, même lorsque c’est important. Vous pouvez faciliter la tâche de vos destinataires en vous assurant que vos e-mails professionnels incluent ces cinq éléments essentiels.

Une ligne d’objet Concise et directe

Chaque e-mail que vous envoyez pour affaires doit avoir une ligne d’objet succincte mais descriptive. Cela aidera les bénéficiaires à déterminer son importance. Évitez de vous fier au drapeau « Importance: Élevée », car tant de personnes abusent de cette fonctionnalité que son impact a diminué.

Une salutation appropriée

Il est devenu courant pour les gens d’éliminer complètement les salutations dans les e-mails. Cependant, une salutation peut aider les gens à déterminer facilement à qui s’adresse un message, d’autant plus que le cc’ing et la réponse à tous sont devenus communs.

Cela étant dit, évitez de répondre à tout le monde à moins que tout le monde sur la chaîne d’e-mails ait vraiment besoin de lire votre réponse. Il en va de même pour un trop grand nombre de personnes sur un seul e-mail. Soyez sélectif avec vos informations, car la plupart des gens ont affaire à des boîtes de réception surchargées.

Une grammaire correcte, une Orthographe correcte

Le jargon et les abréviations qui proviennent du domaine de la messagerie instantanée et des textos ont fait leur chemin dans le courrier électronique. Même si vos collègues et clients ne vous appellent pas sur votre utilisation de tels raccourcis, évitez de les utiliser. Un courriel pourrait être transmis à un autre client ou à un superviseur qui pourrait être consterné par votre manque apparent de compétences en communication écrite.

Seulement des informations essentielles

C’est bien d’être amical et un peu familier dans les e-mails professionnels; cependant, essayez de ne pas être trop bavard. Placez les informations vitales aussi près que possible du début de votre e-mail pour vous assurer que votre destinataire les lit réellement. Si vos messages durent plus d’un paragraphe ou deux, ils peuvent ne pas être lus dans leur intégralité.

Une fermeture claire

Terminez votre e-mail afin qu’il soit clair ce que vous attendez du destinataire et quand. Si vous n’êtes pas précis, vous n’obtiendrez probablement pas la réponse ou l’action dont vous avez besoin. Si vous voulez un avis ou une permission, demandez-le. Si vous en avez besoin d’ici mardi, dites-le.

Enfin, n’utilisez que des reçus de retour lors de l’envoi d’un message critique qui vous oblige à savoir quand un message a été reçu et lu; c’est un outil invasif qui pourrait frotter vos collègues dans le mauvais sens.

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