Five Elements of Effective Business Emails

Five Elements of Effective Business Emails

By Caroline Levchuck, Yahoo! HotJobs

Sähköposti otti liikekirjeen paikan kauan sitten, ja sähköpostiin vastaaminen vaatii paljon vähemmän vaivaa. Miksi sähköpostien vastausprosentti näyttää siis laskevan?

Mieti, että informaatiotulvan aikakaudella on yhä vaikeampaa kenelle tahansa vastata jokaiseen viestiin postilaatikossaan, vaikka se olisi tärkeää. Voit helpottaa vastaanottajien varmistamalla, että yrityksesi sähköpostit sisältävät nämä viisi olennaista elementtiä.

suppealla, suoralla Asiarivillä

jokaisessa työasioihin lähettämässäsi sähköpostissa tulisi olla ytimekäs mutta kuvaileva aiherivi. Tämä auttaa vastaanottajia määrittämään sen merkityksen. Vältä tukeutumista ”Importance: High” – lippuun, koska niin monet ihmiset käyttävät tätä ominaisuutta liikaa, että sen vaikutus on vähentynyt.

asiallinen Tervehdys

on yleistynyt, että ihmiset poistavat tervehdykset sähköposteista kokonaan. Tervehdys voi kuitenkin auttaa ihmisiä helposti päättämään, kenelle viesti on suunnattu, varsinkin kun kaikille vastaaminen ja vastaaminen on yleistynyt.

tästä huolimatta vältä vastaamasta kaikille, ellei kaikkien sähköpostiketjussa todella tarvitse lukea vastaustasi. Sama koskee cc ’ ING liikaa ihmisiä yhdellä sähköpostilla. Olla valikoiva tietosi, koska useimmat ihmiset ovat tekemisissä ylikuormitettu inboxit.

asiallinen kielioppi, oikea kirjoitusasu

Lingo sekä lyhenteet, jotka ovat lähtöisin pikaviestien ja tekstiviestien valtakunnasta, ovat tehneet tiensä sähköpostiin. Vaikka työkaverisi ja asiakkaasi eivät soittaisi sinulle tällaisten oikoteiden käytöstä, vältä niiden käyttöä. Sähköposti voisi päästä eteenpäin toiselle asiakkaalle tai esimiehelle, joka voi olla kauhistunut näennäisestä puutteellisesta kirjallisesta viestintätaidosta.

vain oleellista tietoa

on hienoa olla ystävällinen ja hieman tuttu yritysviesteissä; yritä kuitenkin olla puhumatta liikaa. Laita tärkeät tiedot mahdollisimman lähelle sähköpostisi alkua varmistaaksesi, että vastaanottajasi todella lukee ne. Jos viestisi kestävät pidempään kuin pykälän tai kaksi, niitä ei välttämättä saada luettua kokonaisuudessaan.

selkeä loppulause

lopeta sähköpostisi niin, että on selvää, mitä odotat vastaanottajalta ja milloin. Jos et ole tarkka, et luultavasti saa vastausta tai toimintaa tarvitset. Jos haluat mielipiteen tai luvan, pyydä sitä. Jos tarvitset sitä tiistaihin mennessä, sano se.

käytä lopuksi vain palautuskuitteja, kun lähetät kriittisen viestin, joka edellyttää, että tiedät, milloin viesti on vastaanotettu ja luettu; se on invasiivinen työkalu, joka voi hieroa kollegoita väärään suuntaan.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *