Fünf Elemente effektiver geschäftlicher E-Mails

Fünf Elemente effektiver geschäftlicher E-Mails

Von Caroline Levchuck, Yahoo! HotJobs

E-Mail hat vor langer Zeit den Platz des Geschäftsbriefs eingenommen, und es erfordert viel weniger Aufwand, eine E-Mail zu beantworten. Warum scheint die Antwortrate für E-Mails zu sinken?

Bedenken Sie, dass es im Zeitalter der Informationsüberflutung für jeden immer schwieriger wird, jede Nachricht in seinem Posteingang zu beantworten, selbst wenn es wichtig ist. Sie können es Ihren Empfängern erleichtern, indem Sie sicherstellen, dass Ihre geschäftlichen E-Mails diese fünf wesentlichen Elemente enthalten.

Eine prägnante, direkte Betreffzeile

Jede E-Mail, die Sie geschäftlich senden, sollte eine prägnante, aber beschreibende Betreffzeile haben. Dies wird den Empfängern helfen, ihre Bedeutung zu bestimmen. Vermeiden Sie es, sich auf die Flagge „Wichtigkeit: Hoch“ zu verlassen, da so viele Menschen diese Funktion überbeanspruchen, dass ihre Auswirkungen nachgelassen haben.

Eine richtige Begrüßung

Es ist üblich geworden, dass Menschen Grüße in E-Mails ganz eliminieren. Eine Begrüßung kann Menschen jedoch dabei helfen, leicht zu bestimmen, an wen eine Nachricht gerichtet ist, zumal cc’ing und Antworten auf alle üblich geworden sind.

Vermeiden Sie es, auf alle zu antworten, es sei denn, jeder in der E-Mail-Kette muss Ihre Antwort wirklich lesen. Das gleiche gilt für cc’ing zu viele Menschen auf einer einzigen E-Mail. Seien Sie selektiv mit Ihren Informationen, da die meisten Leute mit überladenen Posteingängen zu tun haben.

Richtige Grammatik, korrekte Schreibweise

Jargon und Abkürzungen, die aus dem Bereich Instant Messaging und SMS stammen, haben ihren Weg in die E-Mail gefunden. Selbst wenn Ihre Mitarbeiter und Kunden Sie nicht über die Verwendung solcher Verknüpfungen informieren, vermeiden Sie deren Verwendung. Eine E-Mail kann an einen anderen Kunden oder einen Vorgesetzten weitergeleitet werden, der über Ihren scheinbaren Mangel an schriftlichen Kommunikationsfähigkeiten entsetzt ist.

Nur wichtige Informationen

Es ist in Ordnung, in geschäftlichen E-Mails freundlich und ein wenig vertraut zu sein. Setzen Sie wichtige Informationen so nah wie möglich an den Anfang Ihrer E-Mail, um sicherzustellen, dass Ihr Empfänger sie tatsächlich liest. Wenn Ihre Nachrichten länger als ein oder zwei Absätze laufen, werden sie möglicherweise nicht vollständig gelesen.

Ein klares Schließen

Beenden Sie Ihre E-Mail, damit klar ist, was Sie wann vom Empfänger erwarten. Wenn Sie nicht spezifisch sind, erhalten Sie wahrscheinlich nicht die Antwort oder Aktion, die Sie benötigen. Wenn Sie eine Meinung oder Erlaubnis wünschen, fragen Sie danach. Wenn Sie es bis Dienstag brauchen, sagen Sie es.Verwenden Sie schließlich nur Rücksendebestätigungen, wenn Sie eine kritische Nachricht senden, bei der Sie wissen müssen, wann eine Nachricht empfangen und gelesen wurde.

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