Fem elementer af effektive forretnings-e-mails

fem elementer af effektive forretnings-e-mails

af Caroline Levchuck, Yahoo! HotJobs

E-mail indtog stedet for forretningsbrevet for længe siden, og det kræver meget mindre indsats at besvare en e-mail. Så hvorfor synes svarprocenten for e-mails at være faldende?

overvej at i en alder af informationsoversvømmelse bliver det mere og mere vanskeligt for nogen at besvare enhver besked i deres indbakke, selv når det er vigtigt. Du kan gøre det lettere for dine modtagere ved at sikre, at dine forretnings-e-mails indeholder disse fem vigtige elementer.

en kortfattet, direkte emnelinje

hver e-mail, du sender til erhvervslivet, skal have en kortfattet, men beskrivende emnelinje. Dette vil hjælpe modtagerne med at bestemme dens betydning. Undgå at stole på” vigtighed: høj ” flag, da så mange mennesker overforbruger denne funktion, at dens indvirkning er faldet.

en ordentlig hilsen

det er blevet almindeligt for folk at fjerne hilsener i e-mails helt. En hilsen kan dog hjælpe folk med let at bestemme, hvem en besked er rettet mod, især da cc ‘ ing og svar til alle er blevet almindelige.

når det er sagt, undgå at svare på alle, medmindre alle på e-mail-kæden virkelig har brug for at læse dit svar. Det samme gælder for cc ‘ ing for mange mennesker på en enkelt e-mail. Vær selektiv med dine oplysninger, da de fleste mennesker har at gøre med overbelastede indbakker.

korrekt grammatik, korrekt stavning

Lingo og forkortelser, der opstod i realm af instant messaging og SMS ‘ er har gjort deres vej ind i e-mail. Selvom dine kolleger og klienter ikke kalder dig ud på din brug af sådanne genveje, skal du undgå at bruge dem. En e-mail kan blive videresendt til en anden klient eller en vejleder, der kan være forfærdet over din tilsyneladende mangel på skriftlige kommunikationsevner.

kun vigtige oplysninger

det er fint at være venlig og lidt fortrolig i forretnings-e-mails; prøv dog ikke at være for snakkesalig. Sæt vigtige oplysninger så tæt på begyndelsen af din e-mail som muligt for at sikre, at din modtager rent faktisk læser den. Hvis dine meddelelser kører længere end et afsnit eller to, bliver de muligvis ikke læst i deres helhed.

en klar afslutning

Afslut din e-mail, så det er klart, hvad du forventer af modtageren, og hvornår. Hvis du ikke er specifik, får du sandsynligvis ikke det Svar eller den handling, du har brug for. Hvis du vil have en mening eller tilladelse, skal du bede om det. Hvis du har brug for det inden tirsdag, sig det.endelig skal du kun bruge returkvitteringer, når du sender en kritisk besked, der kræver, at du ved, hvornår en besked er modtaget og læst; det er et invasivt værktøj, der kan gnide kolleger på den forkerte måde.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *